Meny
1. Lovgivning og bransjenormer
2. Når samler vi inn personopplysninger?
3. Behandlingsansvarlig og databehandler
4. Dine rettigheter
5. Personopplysninger som vi samler inn og hva vi bruker dem til
6. Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring
7. Overføring av personopplysninger
8. Informasjon vi innhenter
9. Informasjonskapsler (cookies)
10. Statistikk
11. Tredjepartsverktøy
12. Generelt
Behandling av personopplysninger i Henningway Revisjon AS.
Denne personvernerklæringen forteller hvordan Henningway Revisjon AS samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.
Her får du nærmere informasjon om hvilke personopplysninger vi typisk samler inn, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi behandler dem. Du får også informasjon om hvilke rettigheter du har dersom vi har personopplysninger om deg.
Henvendelse om vår behandling av personopplysninger kan rettes til:
Henningway Revisjon AS
Sørhaugleite 2, 5521 Haugesund
Henning@Henningway.no
Henvendelsen vil bli fulgt opp av vår personvernansvarlig. Du kan også rette din henvendelse til din kontaktperson hos oss.
Dato for siste endring i vår personvernerklæring er 05.07.2023.
1 Lovgivning og bransjenormer
Henningway Revisjon AS har offentlig godkjenning fra Finanstilsynet etter revisorloven og regnskapsførerloven. Finanstilsynet fører tilsyn med at vi driver virksomheten vår i samsvar med lovgivningen vi er underlagt. Nedenfor kan du lese mer om de kravene lovgivningen stiller til vår innsamling, oppbevaring og sikring av opplysninger, i tillegg til kraven i personvernreglene. Det er utarbeidet en bransjenorm for behandling av personopplysninger i revisjonsbransjen. Det er også utarbeidet en atferdsnorm for behandling av personopplysninger i regnskapsførerbransjen. Vi følger disse bransjenormene i vår virksomhet.
2 Når samler vi inn personopplysninger?
Vi samler inn personopplysninger i forbindelse med • utførelse av våre oppdrag, inkludert revisjonstjenester (revisjon av årsregnskap, forenklet revisorkontroll av regnskaper, andre attestasjonsoppdrag/revisorbekreftelser og avtalte kontrollhandlinger), regnskapsføring og ulike rådgivningsoppdrag. • kundekontroll og rapportering av mistanke etter hvitvaskingsloven • kundekontakt og markedsføring • bruk av våre nettsider www.henningway.no • ansettelser og ansatte
3 Behandlingsansvarlig og databehandler
Vi er behandlingsansvarlig etter personvernreglene når vi behandler personopplysninger i forbindelse med revisjonstjenester, utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding for egne revisjonsklienter og attestasjonstjenester. Vi er normalt behandlingsansvarlig på due diligence-oppdrag, granskingsoppdrag og internrevisjonsoppdrag. Som behandlingsansvarlig er vi ansvarlig for å etterleve kravene i personvernreglene som gjelder ved vår behandling av dine personopplysninger, herunder at du får ivaretatt dine rettigheter. I enkelte tilfeller er vi imidlertid databehandler for vår kunde. Det vil si at vi behandler dine personopplysninger på vegne av vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig). Dette gjelder for regnskapsføreroppdrag og rådgivningsoppdrag mv. hvor det er vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig) som avgjør hvilke opplysninger vi skal behandle. I disse tilfellene vil vi inngå en databehandleravtale med vår oppdragsgiver (den behandlingsansvarlige.) Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med databehandleravtalen.
4 Dine rettigheter
Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig. Send en e-post til henning@henningway.no. Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager. Nedenfor informerer vi om hvordan vi ivaretar de rettighetene som er mest aktuelle for vår virksomhet. Les mer om dine rettigheter etter personvernreglene på Datatilsynets nettsider.
4.1 Innsyn
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar, samt grunnleggende informasjon om behandlingen. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen. Hvis du ber oss om innsyn i opplysninger som vi kan ha om deg, vil vi gjøre rimelige undersøkelser for å finne ut om vi har slike opplysninger. Vi kan imidlertid avvise åpenbart grunnløse eller overdrevne anmodninger (personvernforordningen artikkel 12.5). Når du ber om innsyn vil vi vurdere om vi kan gi innsyn uten hinder av vår lovbestemte taushetsplikt, og i tilfelle informere om personopplysningene som er behandlet. Vi er underlagt lovbestemt taushetsplikt som gjør at du ikke kan få innsyn i opplysninger vi behandler om deg som også gjelder andre. Det vil for eksempel være tilfelle for opplysninger som gjelder en konflikt mellom deg og din arbeidsgiver. Da må du gå direkte til arbeidsgiveren og be om å få innsyn i opplysningene. Det kan være nødvendig å vurdere personers kompetanse og integritet for å utføre våre oppdrag. Vår taushetsplikt forhindrer oss å gi innsyn i slike vurderinger. Revisors vurdering skal også være uavhengig av muligheten til innsyn, jf. også personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav e.
4.2 Sletting og retting
Du har rett til å få slettet opplysninger om deg selv som ikke lenger er nødvendige for å følge opp oppdraget forsvarlig og som vi ikke har lovbestemt plikt til å oppbevare. Vi kan også ha en berettiget interesse i å beholde opplysninger utover dette hvis det er nødvendige for å forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f). Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, kan du innenfor de begrensninger som er fastsatt i personvernreglene og annen lovgivning kreve å få rettet personopplysningene.
4.3 Klage
Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder personvernreglene. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.
5 Personopplysninger som vi samler inn og hva vi bruker dem til
5.1 Oppdrag etter revisorloven
Når vi utfører revisjonsoppdrag eller bekrefter opplysninger overfor offentlige myndigheter, er vi pålagt gjennom revisorloven og standarder for god revisjonsskikk å skaffe oss forsvarlig dokumentasjon for våre konklusjoner i revisjonsberetninger og andre uttalelser vi avgir (revisjonsbevis). Denne oppdragsdokumentasjonen inneholder i hovedsak bedriftsrelaterte opplysninger. Den vil imidlertid også inneholde enkelte personopplysninger, slik som:
Det vil også kunne inkludere opplysninger om enkeltpersoners straffbare forhold og lovovertredelser
5.2 Oppdrag etter regnskapsførerloven
Vi utfører også regnskapsføreroppdrag. Da er vi underlagt regnskapsførerloven. Etter regnskapsførerloven skal vi utføre oppdraget i samsvar med de lover og regler som kundens regnskap skal oppfylle (bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen mv.), og følge god regnskapsføringsskikk. Det regnskapsmaterialet vi behandler på vegne av våre kunder inkluderer personopplysninger, slik som opplysninger om lønns- og arbeidsforhold.
5.3 Oppdrag som ikke er lovregulert
Vi utfører også oppdrag som ikke er regulert på denne måten i revisorloven eller regnskapsførerloven. Det inkluderer bekreftelser/attestasjoner overfor andre enn offentlige myndigheter, avtalte kontrollhandlinger, granskinger og ulike rådgivningsoppdrag. I den grad det er nødvendig å samle inn personopplysninger for å utføre disse oppdragene, skal vi vurdere om kunden har et berettiget behov for revisors uttalelse. I motsatt fall vil vi ikke påta oss oppdraget. På tilsvarende måte som for revisjonsoppdrag (se ovenfor), vil det være snakk om personopplysninger som fremgår av dokumentasjon som er nødvendig som grunnlag for våre uttalelser, rapporter o.l.
5.4 Plikter etter hvitvaskingsloven
Gjennom hvitvaskingsloven er vi pålagt å utføre kundekontroll av alle våre kunder. I den forbindelse skal vi bekrefte identiteten til den som handler på vegne av kunden (på revisjonsoppdrag er det daglig leder) og reelle rettighetshavere som i siste hånd kontrollerer selskapet/kunden. Vi skal registrere opplysninger om disse personene, inkludert kopi av legitimasjonsdokumenter som er benyttet for å bekrefte identiteten. Gjennom hvitvaskingsloven er vi også pålagt å rapportere mistanke om hvitvasking og terrorfinansiering til Økokrim. Meldinger til Økokrim om mistenkelige transaksjoner skal ha med alt vi er kjent med om forholdet som har medført mistanke, inkludert om involverte personer. Slike meldinger er unntatt innsyn for de involverte.
5.5 Kundekontakt og markedsføring
I vår kontakt med eksisterende, tidligere og potensielle kunder, registrer vi kontaktopplysninger om kontaktpersoner slik som navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse. Vi har en berettiget interesse i å holde kundekontakt og markedsføre våre tjenester (personvernforordningen artikkel 6.1.f).
5.6 Bruk av våre nettsider www.henningway.no
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som gjør at vårt nettsted kan kjenne igjen din datamaskin eller mobiltelefon. Vi bruker cookies for å samle inn besøksstatistikk på våre nettsider. For å samle informasjon vedrørende trafikk på våre nettsider og hvilke sider brukeren besøker, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Se mer informasjon om cookies i punk 9.
5.7 Medarbeidere og jobbsøkere
Personopplysninger om ansatte som vi behandler, er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå. Grunnlaget er oppfyllelse av arbeidsavtalen (personvernforordningen artikkel 6.1.b) samt å oppfylle vår plikt til å rapportere opplysninger om ansatte til offentlige myndigheter som NAV og Skatteetaten (personvernforordningen artikkel 6.1.c, ev. artikkel 9.2.b, jf. personopplysningsloven § 6). Personopplysninger blir oppbevart så lenge medarbeideren er ansatt hos oss, og slettes ett og et halvt år etter at medarbeideren har sluttet. Personopplysninger om ansatte som inngår i oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevares i samsvar med kravene i bokføringsregelverket. Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Grunnlaget er tiltak på søkerens anmodning før en ev. arbeidsavtale blir inngått (personvernforordningen artikkel 6.1.b). Personopplysninger om søkere som ikke blir ansatt, oppbevares i inntil ett år.
6 Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring
Vi har rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data. Sikringsmekanismene inkluderer rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygd personvern i våre IT-systemer. Når materiale som inneholder sensitive personopplysninger overføres elektronisk til eller fra oss, skal opplysningene alltid sikres mot innsyn ved hjelp av kryptering (dette gjelder såkalte særlige kategorier personopplysninger, fødselsnummer og personopplysninger om straffbare forhold og lovovertredelser). Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet er tilgjengelig for våre kunder på forespørsel. Vi er underlagt taushetsplikt etter revisorloven om alt vi blir kjent med i vår virksomhet, både i forbindelse med lovregulerte oppdrag og andre oppdrag. Det gjelder enkelte unntak fra taushetsplikten, se nedenfor om overføring av personopplysninger som følge av lov. Etter revisorloven og forskrift til revisorloven skal vi oppbevare dokumentasjonen vår på en ordnet og betryggende måte sikret mot ødeleggelse, tap og endring, i minst ti år. Etter hvitvaskingsloven skal vi oppbevare opplysninger og dokumenter som er benyttet til kundekontroll eller undersøkelse av mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven i fem år etter at kundeforholdet eller transaksjonen er avsluttet. Vi vil slette personopplysninger innen ett år etter utløpet av oppbevaringstiden. Vi kan ha en berettiget interesse i å beholde dokumentasjonen som inneholder personopplysninger lenger for å følge opp oppdraget forsvarlig eller forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f). I den grad vi oppbevarer personopplysninger på oppdrag som ikke er omfattet av revisorloven, gjør vi det fordi det er nødvendig for å følge opp oppdraget forsvarlig. Personopplysningene slettes normalt fem år etter at oppdraget er avsluttet.
7 Overføring av personopplysninger
7.1 Oppbevaring i EØS
Vi oppbevarer våre kundedata, inkludert alle personopplysninger, i Norge eller andre EØS-land. Det samme gjelder opplysninger om medarbeidere og jobbsøkere. Vi benytter kun databehandlere som oppbevarer opplysningene i Norge eller andre EØS-land. For kunder som er en del av en internasjonal virksomhet, kan det være nødvendig å overføre personopplysninger til et annet land. Hvis overføringen ikke skjer til et EØS-land eller et land godkjent av EU-kommisjonen, skjer overføringen basert på standard personvernbestemmelser vedtatt av EU-kommisjonen, bindende virksomhetsregler for et konsern eller gruppe av foretak eller til noen som er bundet av Privacy Shield (USA). 7.2 Overføring av personopplysninger som følge av lov
Revisorer, regnskapsførere og de myndigheter som er nevnt her, er underlagt lovbestemt taushetsplikt.
7.3 Vår bruk av databehandlere
Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte våre informasjonssystemer og lagre data for oss. Det inkluderer behandling av personopplysninger slik det er beskrevet i punkt 5 ovenfor. Vi har databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss.
8 Informasjon vi innhenter
Ved besøk på nettsiden vil vår nettleverandør kunne innhente informasjon som er nødvendig for å levere en stabil tjeneste.
Det kan leses mer om dette i personvernerklæringen til Hjelseth Computers.
9 Informasjonskapsler (cookies)
Hvordan vi bruker cookies
Vi bruker cookies for å gi deg bedre tjenester. Noen cookies er helt nødvendige for funksjonaliteten på nettsidene, mens andre blir brukt til å forbedre ytelsen og brukeropplevelsen.
Funksjonelle cookies brukes til å: – huske innloggingsopplysningene dine – ivareta sikkerheten når du er innlogget – sørge for at nettsidene ser konsistente ut
Ytelsescookies brukes til å: – forbedre ytelsen til nettsidene gjennom å laste sidene raskere – forbedre brukeropplevelsen
Målrettede cookies brukes til å: – la deg dele og like innhold – sende informasjon til andre nettsteder for å tilpasse reklamen deres
Eksempler på bruk
Cookies brukes til å gi deg bedre tjenester, for eksempel gjennom å: – aktivere en tjeneste som gjenkjenner enheten din, så du slipper å oppgi samme informasjon flere ganger – huske at du allerede har oppgitt brukernavn og passord når du er logget på sidene, så du ikke trenger å gjør det om igjen for hver side – måle hvor mange som bruker tjenestene, så vi kan gjøre dem enklere og raskere – analysere data for å hjelpe oss å forstå hvordan du bruker tjenester på nettet, slik at vi kan forbedre dem
Hvis du ikke tillater oss å bruke cookies, vil visse funksjoner og nettsidene ikke fungere som de skal. Dersom du vil slette cookies som allerede er lagret på datamaskinen din, må du følge instruksjonene for nettleseren ved å klikke på Hjelp i menyen.
Du kan lese mer om cookies og hvordan du bruker dem på www.aboutcookies.org eller ved å klikke på Hjelp i nettleseren din.
10 Statistikk
Vi benytter Google Analytics for å måle antall besøkende, hvilke sider som er mest populære, hvor lenge besøkene varer og annen tilhørende informasjon.
Denne informasjonen er anonymisert så langt det lar seg gjøre via Google Analytics’ verktøy, og den benyttes kun for å gi ett helthetsinntrykk, vi identifiserer ikke enkeltpersoner gjennom statistikkinnhenting.
Les mer i personvernserklæringen fra Google.
11 Tredjepartsverktøy
Tekster
Nettsiden benytter teksttyper gjort tilgjengelig via Google Fonts. Ved lasting av slike teksttyper samles det etter vår viten ingen informasjon om den besøkende på nettsiden.
Tredjepartsinnhold
Det hender vi inkluderer videosnutter, bilder eller innhold fra andre tredjeparts nettsider. Slikt innhold behandler den besøkende som om de var på det inkluderte innholdets egen nettside og det kan derfor forekomme at det lagres informasjonskapsler eller innhentes statistikk hos disse tredjepartene.
12 Generelt
Kontaktskjema
På nettsidene våre kan du også kontakte oss via et kontaktskjema, vi ber da om navnet på en kontaktperson og kontaktinformasjon til denne. Personopplysninger vi får inn ved forespørsler blir ikke benyttet til andre formål enn å kontakte dere.
post@henningway.no
Telefon: 934 55 499
© Henningway Revisjon AS | Personvern
Design + utviking = Hjelseth.com